Weiterleitung
Plattform: DTVP
Link zur Ausschreibung: https://www.dtvp.de/Center/common/project/search.do?method=showExtendedSearch&fromExternal=true/
Veröffentlicher: Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V.
Veröffentlicht: 23.08.2023
Angebots- / Teilnahmefrist: 06.09.2023
Beschreibung:
Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) hat am 05.07.2023 die Öffentliche Ausschreibung 2023-0042: Digitalisierung Beschaffungsprozesse bekannt gegeben. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist wurde kein Angebot eingereicht und die Ausschreibung im Anschluss aufgehoben.
Das PIK beabsichtigt die nachfolgend beschriebenen Leistungsteile nach Ablauf der Frist im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach UVgO § 12 zu vergeben.
-Workflow Bedarfsanforderung
Die ausgeschriebene Softwarelösung muss den kompletten Prozess der Bedarfsanforderung, von der Bedarfsmeldung über den Freigabeworkflow abbilden und fortlaufend dokumentieren. Allen Nutzern müssen dabei individuelle Rollen zu ihren Aufgaben im gesamten Workflow zugeordnet werden können. Alle Beschäftigten des PIK (derzeit rd. 400) sollen in der neuen Software eine Bedarfsanforderung auslösen können. Eine solche Bedarfsanforderung durchläuft anschließend einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow, um dann in der Beschaffungsstelle und in der Finanzabteilung bearbeitet zu werden. Die digitale Beantragung einer Bedarfsanforderung soll über ein SelfService- oder Mitarbeiterportal erfolgen können.
-Workflow Vergabe
Die Softwarelösung muss so beschaffen sein, dass der Beschaffungsvorgang mit den zugehörigen Dokumenten (Vergabeakte) elektronisch geführt, Zeitpläne und Statistiken erstellt und Angebote elektronisch geöffnet und die folgenden Workflows bis hin zur Rechnungsprüfung verarbeitet werden können. Das System muss die Durchführung von allen Ausschreibungsverfahren gemäß VOB\/A, UVgO, VgV abdecken. Aufgrund der im Land Brandenburg bestehenden Verpflichtung zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg muss die Software über eine bidirektionale Schnittstelle zum Vergabemarktplatz verfügen.
Dabei sollen die Nutzer durch entsprechende Funktionen und Tools bei der Erstellung der Vergabeunterlagen und der Durchführung des Vergabeverfahrens anwenderfreundlich unterstützt werden.
-Workflow Rechnungsprüfung
Die Softwarelösung muss nach Abschluss der Vergabe den Workflow der Rechnungsprüfung abbilden können. Dafür muss es möglich sein das Rechnungsdokument zur Vorgangsnummer hochzuladen und für dieses einen weiteren Freigabeworkflow abzubilden.
-Fristenmanagement – Wiedervorlage – Aufgabenmanagement
Im Rahmen der operativen Workflows innerhalb der Beschaffungsstelle ist eine Vielzahl von Terminen, Wiedervorlagen und Aufgaben zu realisieren. Insbesondere Fristen von Ausschreibungen, Prüfvorgänge, die noch nicht abgeschlossen sind, ggf. Ablauf von Rahmenverträgen etc. sind effizient zu hinterlegen, abzurufen und in übersichtlichen Aufgabenlisten für die Sachbearbeitung darzustellen. Hierfür wird eine softwareseitige Umsetzung erwartet.
-Elektronische Vergabeakte
Die Software muss für alle Vorgänge eine elektronische Vergabeakte medienbruchfrei führen. Die elektronische Vergabeakte (e-Akte) umfasst sämtliche Kommunikation und die vollständige Dokumentation des Beantragungs-, Ausschreibungs- und Vergabeprozesses sowie der Rechnungsprüfung, in chronologischer Reihung.
Zusätzlich muss die Vergabestelle alle vergaberelevanten Dokumente und Informationen ins System einstellen können. Alle im Laufe der Ausschreibung eingestellten Dokumente werden in allen Versionen in der e-Akte hinterlegt, es wird nichts überschrieben.
-Berichtswesen – Statistiken – Reporting – Suchfunktion
Zentrale und automatisierte Abfragen in Form von “Systemberichten” oder “Reports” existieren beim AG bislang nicht, sollen jedoch mit der Einführung der angebotenen Software verfügbar sein. Zielsetzung ist, dass Berichte an die Referatsleitung, den Vorstand und externe Prüfer automatisiert generiert und in den standardisierten Ausgabeformaten wie Word, Excel und pdf abgerufen werden können.
Der aktuell hohe manuelle Aufwand der Datenbereitstellung für die Ersteller dieser Berichte ist deutlich durch Automatisierung zu minimieren. Eine wesentliche Komponente ist hierbei die eindeutige Definition der Kennzahlen … (Der Text wurde abgeschnitten. Den gesamten Text können Sie der PDF-Datei entnehmen)