Weiterleitung
Plattform:
Vergabeportal Brandenburg
Link zur Ausschreibung:
https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/
Veröffentlicher: Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.
Veröffentlicht: 08.05.2023
Angebots- / Teilnahmefrist: nv
Referenznummer:
Beschreibung:
Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung beabsichtigt im Rahmen der Planung mehrerer Konferenzen die Vergabe eines Dienstleistungsauftrags für eine Konferenzmanagementsoftware.
Der Auftrag für einen Rahmenvertrag soll im Zuge einer Verhandlungsvergabe vergeben werden.
Leistungen der Konferenzmanagementsoftware:
– Event-Website
o Einsprachig (Deutsch oder Englisch)
o Kauf und Einrichtung einer gemeinsam festgelegten Domain für mindestens 1 Jahr mit Option auf eine jährliche Verlängerung
o Möglichkeit die Event-Website mit Bannern, Farben, Logos etc . an das gewünschte Corporate Design der Veranstaltung anzupassen
o Content-Management-System zur einfachen und selbstständigen Website-Pflege
– Teilnehmendenmanagement
o Anmeldungssystem: Flexibles Formular für die individuelle Abfrage verschiedenster Informationen
o Bereitstellung von Rabatt-Codes und Angeboten für bestimmte Zeiträume (z. B. Early bird), Zielgruppen (z. B. Studierende) oder Arten der Teilnahme (on-site, online)
o Automatische Ticketerstellung
o Anmeldeformular, Korrekturmöglichkeit, System für Stornierungen (nach definierten Stornierungsrichtlinien)
o Druck von Namensschildern aus dem System
– Zahlungsmanagement
o Bereitstellung eines Zahlungssystems für die Abwicklung der Gebühren: Teilnehmendengebühren werden durch das System beim Software-Anbieter gesammelt und nach individuellen Absprachen ausgezahlt, sodass das ZALF keine eigene Zahlungsstruktur installieren muss
o Unterstützung üblicher Zahlungsmethoden für die Teilnehmenden
– Abstractmanagement
o Einreichung verschiedenster Beiträge (Poster, Vorträge, Sessions) mit einem Formular und Uploadmöglichkeit von Dateien
o Zuweisung der eingegangenen Abstracts an die Reviewer
o Begutachtung der eingereichten Abstracts von Reviewern durch einen eigenen Zugang auf die Abstracts
o Bewertung der Beiträge durch die Reviewer
o Rückmeldung zu den eingereichten Abstracts an die Teilnehmenden senden
– Programmplanung:
o Automatische Erstellung der Programmplanung mit der Option für manuelle Anpassungen
o Erstellung personalisierter Zeitpläne für die Teilnehmenden
o Suchfunktion innerhalb des Programms
o Auflistung der Referierenden in einer selbst definierten Reihenfolge
– Einladungsmanagement und Teilnehmendenkommunikation
o Versand individueller Mailings an die Teilnehmenden vor, während und nach der Veranstaltung
– Hybride /Online-Veranstaltungen
o Integration von z. B. Zoom-Links in die Programmplanung sowie Versendung der Links an die online teilnehmenden Personen
o Integration von Livestreams in die Event-Website
– Sonstiges
o Konferenz-App mit Live-Update des Programms
o DSGVO-konformes System
o Export von Daten aus dem System
o Individueller Support und Einrichtungsservice
o System für den Druck von Namensschildern on-site sowie Self-Service Check-In
Die Veranstaltungen umfassen i.d.R. 200-700 Teilnehmende und sind mehrtägig. Die Veranstaltungen sollen ca. 1,5-2 Jahre vor Veranstaltungsbeginn mit einer eigenen Event-Website angekündigt werden. Das Abstractmanagement beginnt ca. 1 Jahr vor der Veranstaltung, die Anmeldung ca. 9 Monate vor Veranstaltungsbeginn.
Die Abrechnung der Kosten soll je Veranstaltung erfolgen. Laufende Kosten sollen vermieden werden. Um Zeit und Aufwand zu sparen wird im Zuge der Auftragsvergabe eine Rahmenvereinbarung über 2 Jahre geschlossen.